Verifactu ha entrado en la conversaci\u00f3n de cualquier empresa de limpieza que factura por centro, por horas o por contrato mensual. No es un cambio de IVA ni una reforma fiscal m\u00e1s: es un cambio en c\u00f3mo tiene que comportarse el propio programa de facturaci\u00f3n. Y si tu facturaci\u00f3n hoy pasa por un Excel que luego se traslada a mano a otro programa, es precisamente el punto donde m\u00e1s fricci\u00f3n vas a notar.<\/p>\n
Esta gu\u00eda explica qu\u00e9 es Verifactu en t\u00e9rminos pr\u00e1cticos, a qui\u00e9n afecta y cu\u00e1ndo, y qu\u00e9 cambia en el d\u00eda a d\u00eda de facturar servicios de limpieza centro a centro.<\/p>\n
Verifactu es el nombre con el que se conoce el sistema derivado del reglamento que regula los sistemas inform\u00e1ticos de facturaci\u00f3n (los llamados SIF). En la pr\u00e1ctica, obliga a que el software con el que facturas genere cada factura de forma que no se pueda alterar ni borrar despu\u00e9s sin dejar rastro, y que quede preparada para poder remitirse a la Agencia Tributaria si el sistema lo requiere.<\/p>\n
Dicho de otra forma: hoy, si facturas desde un Excel o desde un programa que permite editar o eliminar una factura ya emitida sin dejar huella, ese sistema deja de cumplir con lo que exige Verifactu. El objetivo declarado de la norma es dificultar el software de \u00abdoble uso\u00bb que permite ocultar ingresos.<\/p>\n
Verifactu afecta a empresarios y profesionales que emiten facturas, con una entrada en vigor escalonada seg\u00fan el tipo de contribuyente: primero para sociedades y, despu\u00e9s, para aut\u00f3nomos y el resto de obligados tributarios. Los plazos concretos han sufrido m\u00e1s de un aplazamiento desde que se aprob\u00f3 la normativa, as\u00ed que en lugar de fijar aqu\u00ed una fecha exacta que puede haber cambiado, lo m\u00e1s seguro es confirmar con tu asesor\u00eda o gestor\u00eda cu\u00e1l es el plazo que te aplica a ti seg\u00fan tu forma jur\u00eddica.<\/p>\n
Lo que s\u00ed es seguro, independientemente de la fecha concreta, es que el cambio va a llegar y que adaptar el software de facturaci\u00f3n antes de que sea obligatorio evita hacerlo con prisa en el \u00faltimo mes.<\/p>\n
Para una empresa de limpieza, la facturaci\u00f3n tiene una particularidad frente a otros negocios: rara vez es una \u00fanica factura por cliente. Es habitual facturar por centro, por servicio puntual, o agrupar varios centros de un mismo cliente en una sola factura mensual con desglose. Verifactu no cambia esa l\u00f3gica de negocio, pero s\u00ed exige que, sea cual sea el desglose, cada factura quede registrada de forma \u00edntegra desde el momento en que se genera.<\/p>\n
En la pr\u00e1ctica, esto tiene m\u00e1s impacto cuanto m\u00e1s manual sea hoy tu proceso: si facturas calculando horas en un Excel y luego pasando esos n\u00fameros a otro programa para emitir la factura, cada paso manual es un punto donde algo se puede corregir sin dejar rastro claro \u2014 justo lo que Verifactu busca evitar.<\/p>\n
Un Excel, por bien construido que est\u00e9, no puede ofrecer esto de forma nativa: cualquier celda se puede modificar sin que quede constancia de que se ha hecho.<\/p>\n
Uno de los puntos donde m\u00e1s tiempo se pierde en la facturaci\u00f3n de limpieza no es Verifactu en s\u00ed, sino el paso previo: reunir de cada centro las horas de servicio, las incidencias que puedan afectar al importe, y los extras pactados, para poder facturar sin tener que llamar a cada coordinador antes de cerrar el mes.<\/p>\n
Cuando esa informaci\u00f3n ya est\u00e1 registrada \u2014por ejemplo, a trav\u00e9s del parte de trabajo firmado<\/a> de cada servicio\u2014 la factura se puede generar a partir de datos que ya existen, en lugar de reconstruirse a mano centro por centro cada fin de mes. Esto no solo ahorra el proceso manual: adem\u00e1s, mantiene la trazabilidad que Verifactu exige, porque la factura nace de un dato registrado y no de una cifra recalculada aparte. Si quieres el detalle de qu\u00e9 debe incluir cada factura y c\u00f3mo dejar de copiar datos entre hojas, lo cubrimos en esta gu\u00eda sobre c\u00f3mo facturar servicios de limpieza<\/a>.<\/p>\n Si hoy facturas con un programa de terceros, la pregunta que hay que hacerle no es \u00ab\u00bften\u00e9is Verifactu?\u00bb en abstracto, sino algo m\u00e1s concreto:<\/p>\n Estos y otros requisitos t\u00e9cnicos que debe cumplir un programa para ser realmente conforme con la norma se explican con m\u00e1s detalle en esta gu\u00eda sobre software compatible con Verifactu para empresas de limpieza<\/a>.<\/p>\n Un mismo cliente puede tener varios centros con condiciones distintas: uno facturado por horas, otro por un fijo mensual, un tercero con un extra puntual ese mes por una incidencia. Verifactu no simplifica esta complejidad de negocio, pero si cada factura se genera a partir del dato real de cada centro \u2014en vez de agruparse a mano en una \u00fanica cifra\u2014 es mucho m\u00e1s f\u00e1cil mantener la trazabilidad que exige la norma sin perder la fecha ni el origen de cada importe. Si todav\u00eda no tienes claro qu\u00e9 modelo conviene a cada centro, comparamos ventajas y riesgos de facturar por horas frente a contrato cerrado en esta gu\u00eda sobre facturar limpieza por horas o por contrato<\/a>.<\/p>\n Cambiar de sistema de facturaci\u00f3n no significa empezar de cero. El hist\u00f3rico de facturas ya emitidas debe seguir siendo consultable \u2014por el cliente, por la gestor\u00eda, por una inspecci\u00f3n\u2014 aunque a partir de una fecha concreta se emitan con el nuevo sistema. Lo m\u00e1s pr\u00e1ctico es fijar una fecha de corte clara: todo lo anterior queda archivado tal cual se emiti\u00f3, todo lo posterior se genera ya bajo el nuevo sistema. Intentar migrar retroactivamente facturas antiguas a un formato distinto suele generar m\u00e1s problemas de trazabilidad de los que resuelve. Y ese hist\u00f3rico no se puede archivar sin m\u00e1s: sigue sujeto al plazo legal de conservaci\u00f3n, que no cambia por adoptar Verifactu. Repasamos cu\u00e1nto tiempo hay que guardarlo y qu\u00e9 documentaci\u00f3n exacta incluye en esta gu\u00eda sobre el plazo de conservaci\u00f3n de facturas con Verifactu<\/a>.<\/p>\n Buena parte de la facturaci\u00f3n de una empresa de limpieza no es puntual, es recurrente: el mismo cliente, el mismo centro, mes tras mes, con peque\u00f1as variaciones por incidencias o extras. Este tipo de facturaci\u00f3n se beneficia especialmente de un sistema que genere la factura de forma autom\u00e1tica a partir de lo pactado en el contrato, en vez de recrearla manualmente cada mes \u2014 y de paso, mantiene la trazabilidad que exige la norma sin esfuerzo a\u00f1adido cada vez que toca facturar. Entramos en el detalle de c\u00f3mo montar bien ese proceso, qu\u00e9 automatizar y qu\u00e9 debe seguir revisando una persona, en esta gu\u00eda sobre facturaci\u00f3n recurrente de contratos de limpieza<\/a>.<\/p>\n El caso contrario, un servicio puntual que no forma parte de ning\u00fan contrato recurrente, exige un criterio distinto para no desordenar el resto de la facturaci\u00f3n ni perder trazabilidad. Esta gu\u00eda sobre facturar servicios puntuales de limpieza<\/a> repasa qu\u00e9 registrar y c\u00f3mo evitar que se queden sin cobrar.<\/p>\n Es habitual que una empresa de limpieza subcontrate servicios puntuales \u2014cristaler\u00eda en altura, tratamientos de suelo especializados\u2014 a otros aut\u00f3nomos o peque\u00f1as empresas. Cada eslab\u00f3n de esa cadena factura por su cuenta y est\u00e1 sujeto a sus propios plazos de adaptaci\u00f3n a Verifactu. No es responsabilidad tuya que tu subcontrata cumpla, pero si tu propia facturaci\u00f3n depende de recibir antes su factura para poder repercutirla al cliente final, conviene preguntar a tus proveedores habituales por su plan de adaptaci\u00f3n, para no encontrarte con un cuello de botella cuando llegue tu plazo.<\/p>\n La gestor\u00eda va a ser, en la pr\u00e1ctica, quien mejor conozca el plazo exacto que te aplica y los detalles finos de la implantaci\u00f3n. Vale la pena tratarlo como un tema a resolver con margen, no como una pregunta de \u00faltima hora en la declaraci\u00f3n trimestral: cuanto antes se defina qu\u00e9 sistema vais a usar y desde cu\u00e1ndo, menos trabajo de reconciliaci\u00f3n hay que hacer despu\u00e9s entre lo facturado con el sistema antiguo y lo facturado con el nuevo.<\/p>\n El incumplimiento de los requisitos de los sistemas de facturaci\u00f3n conlleva un r\u00e9gimen sancionador propio, adem\u00e1s de las consecuencias de seguir operando con un sistema que no ofrece garant\u00edas reales frente a una inspecci\u00f3n. M\u00e1s all\u00e1 de la sanci\u00f3n concreta \u2014que conviene consultar con tu asesor\u00eda, porque depende del caso\u2014, el riesgo de fondo es operar sin poder demostrar con facilidad que tu facturaci\u00f3n es \u00edntegra si alguna vez se solicita. Los importes previstos y a qui\u00e9n se dirige cada tipo de sanci\u00f3n \u2014al fabricante del software o a la empresa que lo usa\u2014 se detallan en esta gu\u00eda sobre sanciones por incumplir Verifactu<\/a>.<\/p>\n No hay una cifra \u00fanica honesta para esto: depende de cu\u00e1ntos clientes y centros factures, de cu\u00e1ntos pasos manuales tenga hoy tu proceso, y de si migras desde un Excel o desde un programa que solo necesita una actualizaci\u00f3n. Lo que s\u00ed es constante en cualquier caso es que el tiempo se dispara cuando se aborda con prisa en el \u00faltimo mes, y se reduce mucho cuando se planifica con margen y se prueba con un mes de facturaci\u00f3n en paralelo antes de depender del nuevo sistema al cien por cien.<\/p>\n Es f\u00e1cil mezclar dos obligaciones que avanzan en paralelo pero no son la misma cosa. Verifactu regula c\u00f3mo debe comportarse el software con el que se genera la factura, para que no se pueda alterar sin dejar rastro. La factura electr\u00f3nica obligatoria entre empresas, que viene de otra normativa distinta, regula el formato en el que se env\u00eda la factura al cliente. Una empresa de limpieza puede tener que cumplir con las dos a la vez, y conviene no dar por hecho que resolver una resuelve autom\u00e1ticamente la otra. Esta gu\u00eda sobre factura electr\u00f3nica obligatoria para empresas de limpieza<\/a> entra en el detalle de a qui\u00e9n afecta y qu\u00e9 cambia frente a Verifactu.<\/p>\n Si hoy es tu gestor\u00eda quien emite las facturas por ti, la adaptaci\u00f3n a Verifactu no depende solo de tu software interno, sino del sistema que use la propia gestor\u00eda. Vale la pena preguntar expl\u00edcitamente si su sistema cumple con los requisitos de integridad y trazabilidad que exige la norma, y no asumir que, por tratarse de un profesional externo, el tema ya est\u00e1 resuelto sin m\u00e1s.<\/p>\n Algunas empresas de limpieza facturan en el mismo documento conceptos con tipos de IVA distintos \u2014el servicio de limpieza y, por ejemplo, un suministro de material\u2014. Verifactu no cambia qu\u00e9 tipo de IVA aplica a cada concepto, pero s\u00ed exige que ese desglose quede registrado de forma \u00edntegra dentro del sistema, sin resolverse a mano fuera del programa de facturaci\u00f3n antes de emitir el documento final. Qu\u00e9 tipo corresponde exactamente a cada tipo de servicio \u2014y la excepci\u00f3n habitual de las comunidades de vecinos\u2014 lo repasamos en esta gu\u00eda sobre IVA en servicios de limpieza<\/a>.<\/p>\n Es habitual encontrar, al revisar el hist\u00f3rico antes de migrar, alguna factura mal generada o duplicada por un error manual. La tentaci\u00f3n es corregirla directamente en el sistema antiguo antes de migrar, pero si esa factura ya se declar\u00f3, lo correcto sigue siendo emitir una rectificativa, no editarla en silencio. El cambio de sistema es buen momento para depurar el proceso, no para saltarse la trazabilidad justo en el hist\u00f3rico que hay que conservar.<\/p>\n Si despu\u00e9s de esta gu\u00eda te quedan dudas concretas sobre plazos, aut\u00f3nomos o c\u00f3mo corregir una factura, respondemos 12 preguntas frecuentes sin tecnicismos en esta gu\u00eda de Verifactu para pymes de limpieza<\/a>.<\/p>\n Adaptar la facturaci\u00f3n a Verifactu resuelve la parte de emitir la factura correctamente, pero no resuelve que un cliente tarde en pagarla o deje de hacerlo. Si necesitas un procedimiento claro para esos casos, lo cubrimos en esta gu\u00eda sobre impagados de clientes de limpieza<\/a>.<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 es Verifactu en una frase?<\/strong> \u00bfVerifactu obliga a facturar de otra forma?<\/strong> \u00bfUn Excel puede cumplir con Verifactu?<\/strong> \u00bfCu\u00e1ndo me obliga exactamente a m\u00ed?<\/strong> \u00bfVerifactu afecta tambi\u00e9n a las facturas rectificativas?<\/strong> Si facturas por centro y quieres que cada factura salga de datos ya registrados \u2014partes de trabajo, horas fichadas, incidencias\u2014 en vez de reconstruirse a mano, puedes ver c\u00f3mo lo resuelve la facturaci\u00f3n de Ordex adaptada a Verifactu<\/a>.<\/p>\nQu\u00e9 pedirle a tu proveedor de software de facturaci\u00f3n<\/h2>\n
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Facturaci\u00f3n en centros con tarifas distintas dentro del mismo cliente<\/h2>\n
Errores comunes al preparar la transici\u00f3n a Verifactu<\/h2>\n
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C\u00f3mo migrar el hist\u00f3rico de facturas sin perder trazabilidad<\/h2>\n
Verifactu y facturaci\u00f3n por contratos recurrentes<\/h2>\n
Verifactu cuando trabajas con subcontratas o aut\u00f3nomos<\/h2>\n
C\u00f3mo afecta el cambio a la relaci\u00f3n con tu gestor\u00eda<\/h2>\n
Qu\u00e9 pasa si no te adaptas a tiempo<\/h2>\n
Cu\u00e1nto tiempo lleva realmente adaptarse a Verifactu<\/h2>\n
C\u00f3mo planificar la transici\u00f3n sin bloquear la facturaci\u00f3n del mes<\/h2>\n
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Verifactu no es lo mismo que la factura electr\u00f3nica obligatoria<\/h2>\n
Qu\u00e9 preguntar si es tu gestor\u00eda quien factura en tu nombre<\/h2>\n
Facturas con varios tipos de IVA dentro de la misma factura<\/h2>\n
Qu\u00e9 hacer con una factura mal emitida antes del cambio de sistema<\/h2>\n
Preguntas frecuentes sobre Verifactu para empresas de limpieza<\/h2>\n
\nEs el sistema que exige que el software de facturaci\u00f3n genere y conserve cada factura de forma \u00edntegra y trazable, sin poder alterarla sin dejar rastro.<\/p>\n
\nNo cambia qu\u00e9 facturas ni cu\u00e1nto, cambia c\u00f3mo se genera y conserva esa factura dentro del sistema inform\u00e1tico.<\/p>\n
\nEn la pr\u00e1ctica, no de forma fiable: cualquier celda se puede editar sin dejar constancia, que es justo lo que la norma busca evitar.<\/p>\n
\nDepende de tu forma jur\u00eddica y ha cambiado m\u00e1s de una vez desde que se aprob\u00f3 la norma. Conf\u00edrmalo con tu asesor\u00eda en lugar de fiarte de una fecha gen\u00e9rica.<\/p>\n
\nS\u00ed, las correcciones deben hacerse mediante factura rectificativa trazada, no editando la factura original.<\/p>\n