Emitir la factura con Verifactu es solo la primera parte de la obligación. La otra, la que se olvida hasta que llega una inspección o una reclamación, es conservarla el tiempo que exige la normativa. El plazo de conservación de facturas con Verifactu no cambia solo porque la factura ahora nazca en un sistema verificable: sigue habiendo un mínimo legal que una empresa de limpieza, con decenas de facturas mensuales por contrato, no se puede permitir gestionar a base de carpetas sueltas.
Aquí se explica cuánto tiempo hay que guardar las facturas emitidas con Verifactu, qué cambia frente al archivo en papel de toda la vida y cómo evitar que ese archivo dependa de que nadie borre una carpeta por error.
Cuánto tiempo hay que conservar una factura con Verifactu
El plazo general de conservación de facturas en España es de 4 años, que es el periodo durante el cual la Agencia Tributaria puede requerir documentación a efectos del IVA. A efectos mercantiles, el Código de Comercio exige conservar la documentación contable durante 6 años desde el último asiento. En la práctica, la mayoría de empresas se guía por el plazo más largo de los dos para no tener que distinguir factura por factura.
Verifactu no acorta ni alarga estos plazos: lo que cambia es el formato y la trazabilidad de lo que se conserva, no el tiempo mínimo legal.
Para una empresa de limpieza con contratos que se renuevan año tras año, esto significa que el archivo de facturas rara vez está «cerrado»: mientras el contrato sigue activo, siguen acumulándose facturas nuevas sobre las que aplicar el mismo plazo, así que en la práctica el sistema de conservación tiene que funcionar de forma continua, no como un archivo que se revisa una vez al año.
Qué cambia con Verifactu frente al archivo tradicional
Con la facturación tradicional, «conservar una factura» solía significar guardar un PDF o un papel en una carpeta, con la esperanza de encontrarlo si hacía falta. Con Verifactu, el registro de facturación queda vinculado a un sistema que genera una huella y, en su caso, remite los datos a la Agencia Tributaria. Esto tiene una consecuencia práctica importante:
- No basta con guardar el PDF de la factura. Hay que poder acreditar también el registro de facturación asociado, no solo el documento final.
- El sistema debe mantener la integridad del registro durante todo el plazo de conservación, no solo en el momento de emisión.
- La trazabilidad ya no depende de una carpeta bien ordenada, sino de que el software conserve el histórico completo y no permita modificaciones sin dejar rastro.
Sobre qué exige exactamente la normativa a nivel de software, conviene repasar qué sanciones existen por incumplir Verifactu, porque buena parte de los requisitos de conservación están ligados a evitar precisamente esas sanciones.
Qué documentos hay que conservar, no solo la factura
El plazo de conservación no aplica únicamente al PDF de la factura. En un sistema Verifactu, el conjunto de documentación relevante incluye:
- El registro de facturación generado por el software, con su huella y encadenamiento con el registro anterior.
- El justificante de remisión a la Agencia Tributaria, cuando aplica el envío de los registros.
- Los documentos que sustentan la factura: presupuesto aceptado, parte de trabajo firmado o albarán del servicio prestado, especialmente si hay una reclamación posterior sobre lo facturado.
- Las rectificativas, si las ha habido, con su vínculo a la factura original.
Para una empresa de limpieza que factura por contrato mensual, tener el parte de trabajo firmado vinculado a cada factura no es un extra: es lo que permite justificar el importe si un cliente cuestiona una factura antigua. Sobre cómo dejar ese parte firmado sin que se pierda en WhatsApp, hay más contexto en esta guía sobre el parte de trabajo de limpieza firmado.
Qué pasa si no puedes acreditar una factura pasado el plazo
Si la Agencia Tributaria requiere una factura dentro del plazo de conservación y la empresa no puede aportarla —o aporta una versión que no coincide con el registro original—, el problema no es solo esa factura concreta. Puede abrir dudas sobre el resto de la facturación del mismo periodo, especialmente si se repite con varios documentos.
Este mismo problema se plantea, a menor escala, cuando es el propio cliente quien pide una copia de una factura antigua para su contabilidad. Si la única respuesta posible es «vamos a buscarla», ya se ha perdido parte de la confianza que da un proveedor que gestiona bien su administración.
Para una empresa de limpieza con contratos recurrentes y facturación mensual por centro, esto significa que el archivo de facturas no es un trámite administrativo menor: es la prueba de que la relación con cada cliente se ha facturado correctamente durante años, no solo el mes pasado.
Facturas emitidas antes de Verifactu: ¿el plazo cambia?
Una duda habitual al adaptarse a Verifactu es qué pasa con las facturas emitidas antes de la entrada en vigor del sistema. El plazo de conservación de esas facturas no cambia por el hecho de que ahora se factura de otra forma: siguen sujetas a los mismos plazos fiscal y mercantil de siempre, contados desde su fecha de emisión, no desde el momento en que la empresa migró a Verifactu.
Lo que sí conviene revisar es dónde quedan archivadas esas facturas antiguas si se ha cambiado de sistema de facturación al adoptar Verifactu: si el histórico anterior se quedó en un programa que ya no se usa, hay que asegurarse de que sigue siendo accesible mientras dure su propio plazo de conservación.
Cómo organizar la conservación de facturas sin depender de carpetas manuales
Guardar facturas «por si acaso» en carpetas de correo o en un disco compartido tiene un problema estructural: depende de que nadie las mueva, las borre o las renombre sin querer durante años. Algunas prácticas que reducen ese riesgo:
- Que el propio sistema de facturación conserve el histórico completo, sin depender de que alguien exporte y archive manualmente cada mes.
- Que las facturas queden asociadas al centro y al contrato correspondiente, para poder localizarlas por cliente y no solo por fecha.
- Que exista una copia de seguridad periódica del sistema, no solo del documento final sino del registro completo.
- Que el acceso al histórico no dependa de una sola persona que sepa «dónde está guardado».
Esto conecta directamente con cómo se automatiza la facturación recurrente: cuanto más manual es el proceso de generar y guardar cada factura, más probable es que el archivo tenga huecos. Cómo evitarlo se explica con más detalle en esta guía sobre la factura electrónica obligatoria para empresas de limpieza.
Qué pasa con el histórico si cambias de software de facturación
Cambiar de programa de facturación a mitad del plazo de conservación es habitual y no rompe la obligación legal, pero exige un paso que se olvida con frecuencia: exportar y conservar el histórico completo del sistema anterior antes de darlo de baja, no solo los últimos meses.
Si el proveedor anterior cierra el acceso al histórico al cancelar el servicio, la empresa se queda sin poder acreditar facturas que todavía están dentro del plazo legal. Antes de migrar conviene comprobar dos cosas: que el sistema nuevo puede importar el histórico completo, no solo los datos actuales, y que se guarda una copia propia —no solo en el servidor del proveedor— de los registros de facturación antiguos.
Verifactu como archivo, no solo como emisión
Es fácil pensar en Verifactu como un requisito que afecta solo al momento de emitir la factura. Pero el plazo de conservación convierte el sistema de facturación en el archivo legal de la empresa durante años, así que conviene elegirlo pensando también en esa parte, no solo en si emite bien la factura del mes.
Para adaptar toda la facturación —emisión y conservación— a lo que exige la normativa, la guía general sobre Verifactu para empresas de limpieza repasa desde cuándo obliga y qué pasos seguir. Un sistema de facturación como el de Ordex, adaptado a Verifactu desde el origen, conserva ese histórico sin depender de que nadie archive nada a mano: puedes ver cómo funciona en la sección de producto de Ordex.
Al final, el plazo de conservación no debería ser algo en lo que pensar mes a mes. Si el sistema de facturación está bien planteado desde el principio, conservar cuatro o seis años de facturas es simplemente lo que el sistema hace por defecto, no una tarea adicional que alguien tiene que acordarse de ejecutar.