Hacer un presupuesto de limpieza para una comunidad de vecinos parece fácil: miras el portal, piensas «dos horas, tres días a la semana» y pones un precio. Así es como muchas empresas aceptan comunidades que luego no les dejan margen. La diferencia entre un contrato que renta y uno que pierde dinero casi siempre está en el cálculo previo.
Aquí no vamos a hablar de lo que paga una comunidad en el mercado (para eso tienes el artículo sobre el precio de la limpieza de una comunidad de vecinos), sino de cómo calcularlo tú, como empresa, para no perder dinero.
Antes de presupuestar: la visita al edificio
No presupuestes por teléfono ni por plano. Una visita de veinte minutos te ahorra meses de pérdidas. Lleva un cuaderno o el móvil y apunta:
- Número de portales, plantas y escaleras.
- Zonas comunes: portal, rellanos, escaleras, ascensor, garaje, trasteros, patio, cuarto de basuras.
- Superficie aproximada de cada zona y tipo de suelo.
- Cristales, buzones, espejos y barandillas que haya que tratar.
- Dónde se guardan el material y la maquinaria, y si hay toma de agua cómoda.
- Estado actual: si está sucio de partida, el primer mes costará más.
Si quieres una guía de cómo plantear esa visita, tienes más detalle en el artículo sobre la visita comercial para presupuestar una limpieza.
Paso 1: calcular las horas reales de trabajo
Todo el presupuesto parte de las horas. Divide el edificio en tareas y asigna un tiempo razonable a cada una, según tu propia experiencia con edificios parecidos. No hay una cifra universal: depende del suelo, de la suciedad y de la distribución.
| Tarea | Frecuencia típica | Qué influye en el tiempo |
|---|---|---|
| Barrido y fregado de portal y rellanos | 1 a 3 veces por semana | Plantas, metros, tipo de suelo |
| Escaleras y barandillas | Semanal o quincenal | Número de tramos |
| Ascensor (suelo, espejo, botonera) | Según uso | Número de ascensores |
| Garaje | Mensual o trimestral | Superficie, maquinaria necesaria |
| Cristales y puertas de acceso | Semanal o quincenal | Superficie acristalada |
| Cuarto de basuras | Semanal | Estado y ventilación |
Suma las horas de cada visita y multiplícalas por las visitas del mes. Para el método paso a paso con otro tipo de inmueble puedes mirar cómo calcular las horas de limpieza de una oficina: la lógica es la misma.
Paso 2: convertir horas en coste
Con las horas mensuales, calcula lo que te cuesta ponerlas en el edificio. Ten en cuenta todo lo que pagas por cada hora, no solo el sueldo base:
- Coste laboral por hora, con cotizaciones, pagas, vacaciones y lo que marque el convenio aplicable.
- Desplazamientos y tiempo entre centros, si el operario viene de otro servicio.
- Sustituciones: vacaciones, bajas y ausencias hay que cubrirlas aunque la comunidad pague lo mismo.
- Material y productos, y maquinaria que se desgasta (para esto, mira el control de consumibles por centro).
- Costes de gestión: administración, seguros, supervisión.
El error clásico es calcular solo «horas por sueldo». Esa cuenta te dice cuánto cuesta la nómina, no cuánto cuesta el servicio.
Un ejemplo sencillo de cálculo (cifras ilustrativas)
Imagina un portal que necesita 2 horas por visita, 3 visitas por semana, unas 26 visitas al mes: son 52 horas mensuales. Si cada hora te cuesta, con todo incluido, el importe que sale de tu convenio y tus costes (llamémoslo C), el coste base es 52 × C. A eso le sumas sustituciones, material y gestión, y por último tu margen. Con tus cifras reales, el resultado dividido entre 52 es tu precio mínimo por hora de servicio. Cualquier precio por hora que ofrezcas por debajo de ese mínimo es pérdida segura.
Paso 3: añadir el margen y decidir el precio
Al coste total le sumas el margen que necesitas para que el contrato merezca la pena. No hay un porcentaje universal; depende de tu estructura. Lo importante es que lo decidas tú antes de ver el precio de la competencia, y no al revés.
Compara después el resultado con lo que suele pagar el mercado. Si te sale un precio muy por encima, revisa si has asignado demasiado tiempo o si la comunidad espera un servicio más ligero. Si te sale muy por debajo, comprueba que no te has dejado sustituciones ni material.
Cómo presentar el presupuesto a la comunidad
La decisión suele tomarla una junta o un administrador de fincas, y comparan varias ofertas. Un presupuesto claro ayuda a distinguirte de uno que solo pone un número:
- Desglosa las tareas por zona y su frecuencia.
- Indica horas de servicio y días de visita.
- Explica qué incluye y qué no: cristales, garaje, limpiezas a fondo, material.
- Define cómo se acreditará el servicio: partes, fichaje, fotos.
- Especifica el tratamiento de ausencias y vacaciones.
Para ver qué debe llevar cualquier propuesta, repasa el artículo sobre qué debe incluir un presupuesto de limpieza. Y si necesitas un hilo general para captar este tipo de clientes, la guía para conseguir clientes en una empresa de limpieza te da el contexto.
Lo que más sale caro: el presupuesto que no se revisa
Un presupuesto bien hecho el primer día puede dejar de serlo a los seis meses: la comunidad pide «un repaso extra», se añade un ascensor, cambia la frecuencia. Si nadie compara las horas reales con las presupuestadas, el contrato se desajusta sin que lo notes.
Aquí ayuda tener datos propios. Con el fichaje geolocalizado y los partes firmados de Ordex sabes cuántas horas tarda de verdad cada edificio, y esa información mejora el siguiente presupuesto. Puedes ver cómo se plantea en la página de software de limpieza para comunidades de vecinos. Si además haces mediciones de instalaciones para calcular horas, el módulo de CRM y mediciones está pensado para ese trabajo previo (es un servicio adicional con tarifa propia).
Una buena costumbre: a los tres meses de empezar, compara horas reales con horas calculadas. Si hay diferencia constante, ajusta el servicio o renegocia el precio con argumentos, no con sensaciones.
Errores frecuentes al presupuestar comunidades
- No visitar el edificio y presupuestar por referencias.
- Olvidar las sustituciones y las vacaciones del personal.
- Prometer limpiezas a fondo sin cobrarlas aparte.
- No fijar por escrito qué pasa con servicios extraordinarios (final de obra, mudanzas, tras una inundación).
- Competir solo en precio y aceptar un contrato por debajo de tu coste.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula cuánto cobrar por limpiar una comunidad?
Calcula las horas reales por tarea, conviértelas en coste (laboral, sustituciones, material, gestión), añade el margen que necesitas y compara el resultado con el mercado. Empieza siempre por tus costes, no por el precio de otros.
¿Qué debe incluir el presupuesto de limpieza de un portal?
Zonas incluidas, frecuencia, horas de servicio, qué queda fuera, cómo se justifica el trabajo realizado y qué ocurre con ausencias y servicios extra.
¿Cuál es el precio por hora de la limpieza de una comunidad?
No hay un precio por hora único: depende de tu convenio, de tus costes y del margen que necesites. Calcula tu coste real por hora (laboral, sustituciones, material y gestión) y súmale el margen. Para ver qué se paga en el mercado, tienes el artículo sobre el precio de la limpieza de una comunidad.
¿Se presupuesta distinto una comunidad en Madrid o Barcelona que en otra ciudad?
El método es el mismo; cambian el convenio aplicable y los costes locales. Por eso conviene calcular siempre con tus propios costes y no copiar el presupuesto de otra zona.
¿Cada cuánto conviene revisar el precio de una comunidad?
Al menos una vez al año y cada vez que cambie el servicio. Compara horas reales con las presupuestadas para saber si el contrato sigue siendo rentable.