Cuánto cuesta un software de gestión para una empresa de limpieza (y qué mirar en el precio)

Si estás buscando el precio de un software para una empresa de limpieza, seguro que ya has visto que casi nadie lo publica. Casi todo es «pide presupuesto». Y cuando por fin te lo dan, no sabes si estás comparando lo mismo.

Este artículo no te da un precio mágico. Te explica cómo se cobran estos programas, qué costes se esconden detrás de una cuota baja y cómo hacer la cuenta con tus números: tus centros, tu oficina y tus operarios.

Los cuatro modelos de precio más habituales

Cuando alguien pregunta cuánto cuesta un programa para empresas de limpieza, la respuesta depende primero de cómo cobra el proveedor. Estos son los modelos que te vas a encontrar:

• Por usuario: pagas una cantidad por cada persona que entra al sistema. Es sencillo, pero si cuentas a todos los operarios como usuarios completos, la factura se dispara.
• Por módulo: cada función (fichaje, facturación, checklists) se contrata aparte. La cuota de entrada parece baja y sube según añades cosas.
• Cuota fija por empresa: un precio cerrado con límites (centros, usuarios). Cómodo para presupuestar, pero fíjate en qué pasa cuando te pasas del límite.
• Mixto: una cuota de plataforma más un precio distinto según el rol de cada persona. Es el más justo para una empresa de limpieza, porque la oficina y el personal de campo no usan el programa igual.

Por qué en limpieza el precio por usuario engaña

Una empresa de limpieza tiene pocos usuarios de oficina y muchos operarios que solo fichan, rellenan un parte y marcan tareas. Si el proveedor cobra lo mismo a un gerente que a una limpiadora que usa la app diez minutos al día, el coste crece con la plantilla, no con el valor que sacas.

Por eso conviene preguntar siempre: ¿cuánto cuesta un operario de campo y cuánto un usuario de gestión? Si la respuesta es el mismo número, haz la cuenta con tu plantilla completa antes de seguir.

Cuánto cuesta un programa para empresas de limpieza: un ejemplo con números reales

Para que no se quede en teoría, usamos los precios publicados en la página de tarifas de Ordex (sin IVA, facturación mensual y sin permanencia):

• Cuota de plataforma: 19 €/mes.
• Usuario de gestión estándar: 18 €/mes.
• Usuario de gestión Pro (con IA): 20 €/mes.
• Operario de campo: 2 €/mes, con fichaje con geolocalización incluido.

Imagina una empresa con una persona en la oficina y 20 operarios. La cuenta con el plan estándar es 19 + 18 + (20 × 2) = 77 €/mes. Si la misma empresa tuviera dos personas de gestión y 40 operarios, sería 19 + 36 + 80 = 135 €/mes. Es un cálculo ilustrativo con las tarifas actuales, no una oferta: compruébalo siempre en la página de tarifas.

Si solo necesitas control horario, existe también un plan solo de fichaje: 3,50 € por empleado activo al mes, con un mínimo de 25 € al mes. Está pensado para quien quiere resolver el control horario para empresas de limpieza sin cambiar el resto de su gestión.

Costes ocultos que no salen en la cuota mensual

El precio de la suscripción es una parte. Antes de decidir, pregunta por estos conceptos:

Alta, implantación y formación

Algunos proveedores cobran una cuota de alta o de configuración. Otros cobran la formación por horas. Pregunta si está incluido y cuánto tiempo real te va a llevar cargar tus centros, tus operarios y tus turnos.

Permanencia

Una cuota baja con 12 o 24 meses de permanencia puede salir más cara que una algo mayor sin compromiso. Si el programa no te encaja, quieres poder salir.

Consumos aparte

Las funciones con inteligencia artificial suelen cobrarse por uso. Pide que te digan si hay tope mensual. En el caso de Ordex, el plan Pro incluye 2 € de IA al mes y hay un tope de 20 €/mes por empresa; la lectura normal de facturas y presupuestos funciona sin IA.

Servicios adicionales

Un CRM comercial o el cálculo de horas para presupuestar pueden ser un extra. Por ejemplo, el CRM y mediciones de Ordex son un servicio adicional de 49 €/mes por empresa. Está bien que sea opcional, siempre que sepas lo que suma.

Salir con tus datos

No es un coste mensual, pero puede ser el más caro: si mañana te vas, ¿puedes exportar tus centros, partes y facturas? Lo tratamos con detalle en el artículo sobre cambiar de software de gestión sin perder datos.

Comparar presupuestos: la tabla que te ahorra sorpresas

Pide a cada proveedor los mismos datos y rellena una tabla como esta con tu caso real (personas de oficina, operarios, centros):

Con la tabla completa, el total mensual de tu caso es lo único comparable. Un programa que parece barato en la web puede ser el más caro cuando le pones 40 operarios.

Qué estás ahorrando cuando pagas por un software

El precio solo se entiende frente a lo que cuesta no tenerlo. Piensa en estas partidas de tu empresa:

• Las horas que alguien de oficina dedica cada mes a cuadrar partes en papel con el cuadrante.
• Los turnos que se hacen y no se facturan porque nadie los registró.
• Las facturas que salen tarde porque faltan datos de los centros.
• Las reclamaciones de clientes que no puedes rebatir porque no hay parte firmado.

No pongas una cifra de ahorro que no puedas medir. Mide tus propias horas durante un mes y compáralas con la cuota. Esa cuenta, con tus datos, es la única que vale.

Cuándo conviene pagar más y cuándo no

El programa más barato no es siempre el que menos cuesta. Algunos criterios para decidir:

• Empresa pequeña, pocos centros: si solo tienes un problema (el control horario, por ejemplo), un plan de fichaje puede bastar. No pagues por funciones que no vas a usar este año.
• Empresa que factura por horas o por centro: aquí compensa un sistema que enlace fichajes, partes y facturas, porque el error de pasar datos a mano cuesta dinero cada mes.
• Empresa que crece: mira cómo escala el precio. Un plan que cuesta poco con 10 operarios y mucho con 60 te penaliza justo cuando creces.
• Empresa que ya emite facturas con otro programa: comprueba si el cambio de facturación compensa o si conviene empezar por el resto de la operativa.

La regla práctica: paga por lo que vas a usar en los próximos doce meses, no por lo que podrías necesitar algún día. Si el proveedor no tiene permanencia, puedes ampliar cuando haga falta.

Preguntas que debes hacer antes de contratar

1. ¿Cuánto pago por un operario que solo ficha y marca tareas?
2. ¿Qué pasa si añado centros u operarios a mitad de mes?
3. ¿Está incluida la facturación adaptada a Verifactu o es un módulo aparte?
4. ¿Hay permanencia, alta o penalización por cancelar?
5. ¿Puedo probarlo con mis datos antes de decidir?
6. ¿Puedo exportar mis datos si me voy?

Si quieres una guía más amplia para decidir, tienes los criterios para elegir un software de gestión y la lista de qué comprobar antes de elegir software de gestión. Para ver cómo encaja una oficina concreta, está la página de software para empresas de limpieza de oficinas. Y si el dilema es entre un sistema genérico y uno hecho para el sector, lee ERP genérico frente a software especializado. Este tema forma parte de la guía para digitalizar una empresa de limpieza.

Cómo hacer tu propia cuenta en diez minutos

Coge un papel y anota cuántas personas de oficina usarían el programa, cuántos operarios fichan, cuántos centros tienes y qué necesitas (solo fichaje o gestión completa). Con eso, pide a dos o tres proveedores el total mensual exacto, por escrito y sin IVA. Revisa los costes ocultos de arriba y decide con ese total, no con la cuota de la web.

Para empezar por una referencia pública, tienes todos los planes y un simulador en tarifas, y el detalle de lo que incluye cada función en funcionalidades. Es mejor que lo compruebes tú con tus datos que fiarte de una cifra genérica de un artículo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software para una empresa de limpieza?

Depende del modelo de cobro y de tu plantilla. Con las tarifas públicas de Ordex, una empresa con una persona de oficina y 20 operarios paga 77 €/mes sin IVA con el plan estándar. Haz la cuenta con tus números en la página de tarifas.

¿Es mejor pagar por usuario o por módulo?

En limpieza suele salir mejor un modelo mixto, donde el operario de campo cuesta mucho menos que un usuario de gestión. El pago por usuario único castiga a las empresas con mucha plantilla.

¿Un programa de gestión incluye la facturación y Verifactu?

Depende del proveedor: en algunos es un módulo aparte. Pregúntalo por escrito y consulta cómo lo resuelve Ordex en la página de facturación y Verifactu para empresas de limpieza.

¿Hay software de limpieza sin permanencia?

Sí. Ordex se factura mensualmente y sin permanencia. Antes de firmar con cualquier proveedor, confirma la permanencia y si hay penalización por cancelar.