No todos los programas que dicen ser compatibles con Verifactu lo son de verdad. La norma no exige solo un botón nuevo en el programa de facturación, exige que el sistema entero se comporte de una forma concreta: registrar cada factura de forma íntegra, no permitir editarla sin dejar rastro, y estar preparado para remitirla a la Agencia Tributaria si hace falta. Elegir un software Verifactu para una empresa de limpieza significa comprobar eso, no fiarse de que el proveedor lo mencione en su web.
Esta guía repasa qué requisitos técnicos debe cumplir de verdad un programa de facturación para empresas de limpieza, qué preguntas concretas hacerle a un proveedor antes de contratarlo, y por qué un Excel, por bien construido que esté, no puede cumplirlos.
Qué significa que un software sea compatible con Verifactu
Verifactu no regula qué facturas emites ni qué IVA aplicas, regula cómo se genera y se conserva cada factura dentro del sistema informático que usas. Un software conforme tiene que generar cada factura de forma que no se pueda modificar ni eliminar después sin dejar constancia, y debe conservar el registro completo, incluidas las facturas anuladas, sin que desaparezcan del histórico.
Dicho de otra forma: si tu programa actual permite editar una factura ya emitida y que quede como si siempre hubiera sido así, ese programa no cumple, aunque tenga otras funciones muy completas.
Requisitos técnicos que debe cumplir un programa de facturación Verifactu
Antes de dar por bueno un software, conviene comprobar que reúne estos puntos:
- Registro íntegro de cada factura, sin posibilidad de edición retroactiva no trazada. Cualquier corrección debe generar una factura rectificativa aparte, no modificar el documento original.
- Conservación de las facturas anuladas dentro del histórico, en vez de eliminarlas sin dejar rastro de que existieron.
- Capacidad de remisión a la Agencia Tributaria según la modalidad correspondiente, cuando el sistema lo requiera.
- Trazabilidad del origen de cada línea de factura, especialmente relevante si facturas por horas trabajadas o por centro, donde cada importe debería poder rastrearse hasta el dato que lo generó.
Un programa que solo cumple el primero de estos puntos y no los demás no está realmente conforme, aunque anuncie «compatible con Verifactu» en su web.
Preguntas concretas que hacerle a un proveedor de software Verifactu
En lugar de preguntar «¿cumplís con Verifactu?» —una pregunta a la que casi cualquier proveedor responderá que sí—, conviene hacer preguntas que solo un sistema realmente conforme puede responder bien:
- ¿Cómo se corrige una factura ya emitida? Si la respuesta implica editar el documento original, no cumple.
- ¿Qué pasa con una factura anulada? Debe seguir siendo consultable en el histórico como anulada, no desaparecer de los listados.
- ¿De dónde saca los datos cada factura? Si hay que introducir cifras a mano copiadas de otro programa, ese paso manual sigue siendo un punto débil de trazabilidad, tenga o no Verifactu el software.
- ¿Permite facturar varios centros de un mismo cliente sin duplicar clientes ni forzar el sistema para que encaje con tu forma de trabajar?
Un proveedor que responde con claridad y detalle a estas cuatro preguntas antes de firmar suele dar señales parecidas de solidez cuando aparece cualquier otro problema técnico más adelante.
Por qué un Excel no puede ser tu software de facturación Verifactu
Un Excel, sea de cliente único o compartido entre varios coordinadores, tiene un problema estructural frente a Verifactu: cualquier celda se puede editar sin que quede constancia de que se ha hecho. No hay forma de distinguir, dentro de la propia hoja, una cifra original de una corregida después sin dejar rastro. Eso es exactamente lo que la norma busca evitar, así que ningún Excel, por bien organizado que esté, puede considerarse conforme.
Esto no es un problema exclusivo de Verifactu: la facturación manual desde Excel arrastra otros errores previos —copiar mal una cifra, olvidar un centro, duplicar una línea— que conviene revisar aunque no existiera esta norma. Esta guía sobre errores de facturación en empresas de limpieza repasa los más habituales.
Qué debe tener además un software pensado para empresas de limpieza
Cumplir con Verifactu es el mínimo, no lo único que hay que mirar. Una empresa de limpieza factura de una forma particular —por centro, por horas, por contrato mensual con varios centros agrupados— y el software debería adaptarse a esa lógica, no forzarla:
- Facturación por centro dentro de un mismo cliente, sin tener que crear un cliente distinto por cada centro.
- Generación de la factura a partir de datos ya registrados —horas fichadas, partes de trabajo firmados— en vez de tener que introducir las cifras de nuevo a mano.
- Facturación recurrente automatizada para los contratos mensuales, que son la mayoría del negocio en muchas empresas de limpieza.
Cómo debe funcionar ese proceso de facturar sin copiar datos de un sitio a otro se explica con más detalle en esta guía sobre cómo facturar servicios de limpieza.
Cómo migrar de un software no conforme a uno que sí cumple
Si tu programa actual no cumple con Verifactu, la migración no debería esperar al último mes. El orden más seguro:
- Confirma con tu gestoría el plazo exacto que te aplica según tu forma jurídica, porque ha cambiado más de una vez desde que se aprobó la norma.
- Audita cuántos pasos manuales tiene hoy tu proceso de facturación, desde que se presta el servicio hasta que se emite la factura.
- Elige un sistema que ya cumpla en el momento de contratarlo, no uno que promete una actualización futura sin fecha concreta.
- Fija una fecha de corte clara: las facturas anteriores quedan archivadas tal cual se emitieron, las posteriores se generan ya con el nuevo sistema.
Errores comunes al elegir un software Verifactu
- Fiarse de la palabra «compatible» sin comprobar los requisitos concretos de integridad, trazabilidad y conservación del histórico.
- Elegir un programa genérico de facturación que cumple Verifactu pero no encaja con facturar por centro, obligando a duplicar clientes o forzar el sistema.
- Esperar al último mes antes del plazo para empezar a evaluar proveedores, migrando después con prisa y sin margen para probar.
- No preguntar qué pasa con el histórico de facturas antiguas al migrar de sistema, arriesgando la trazabilidad de lo ya emitido.
Qué pasa si tu gestoría factura en tu nombre
Si hoy es tu gestoría quien emite las facturas por ti, el requisito de software Verifactu recae sobre el sistema que use ella, no solo sobre el tuyo. Vale la pena preguntar explícitamente si su programa cumple los requisitos de integridad y trazabilidad, en lugar de asumir que, por ser un profesional externo, el tema ya está resuelto sin más comprobación.
Qué pasa con las facturas con varios tipos de IVA en el mismo documento
Algunas empresas de limpieza incluyen en la misma factura el servicio propiamente dicho y algún suministro de material, con tipos de IVA distintos dentro del mismo documento. Un software Verifactu no cambia qué tipo de IVA corresponde a cada concepto, pero sí exige que ese desglose quede registrado de forma íntegra dentro del sistema, sin resolverse a mano en una hoja aparte antes de emitir la factura final. Conviene comprobar, antes de contratar un programa, que gestiona bien este desglose sin obligar a un cálculo externo previo.
Facturación multiusuario: quién puede emitir y corregir facturas
En empresas con varios centros suele haber más de una persona con acceso a la facturación —administración, coordinadores de zona, dirección—. Un software Verifactu bien planteado debería dejar claro quién puede emitir una factura y quién puede generar una rectificativa, sin que cualquier usuario con acceso pueda modificar libremente un documento ya emitido. Este control de permisos no lo exige la norma de forma explícita, pero refuerza justo la trazabilidad que Verifactu busca garantizar.
Preguntas frecuentes sobre software Verifactu para empresas de limpieza
¿Cualquier programa de facturación en la nube cumple automáticamente con Verifactu?
No. Estar en la nube no garantiza integridad ni trazabilidad. Hay que comprobar específicamente cómo gestiona las correcciones y las facturas anuladas.
¿Qué pasa si mi software actual no está preparado y tengo que facturar ya?
Conviene planificar la migración con margen en vez de esperar al plazo límite. Cuanto antes se pruebe el sistema nuevo en paralelo, menos riesgo de quedarse sin poder facturar a tiempo.
¿Un software Verifactu genérico sirve igual que uno pensado para limpieza?
Cumple el requisito legal, pero puede no encajar con facturar por centro o por contrato recurrente, obligando a más trabajo manual del necesario.
¿Verifactu obliga a cambiar de proveedor de software necesariamente?
Solo si el proveedor actual no puede adaptarse a los requisitos. Algunos programas ya existentes actualizan su sistema para cumplir; otros no lo harán, y ahí sí conviene migrar.
Si facturas por centro y quieres que cada factura salga de datos ya registrados —partes de trabajo, horas fichadas— en vez de reconstruirse a mano cada mes, puedes ver cómo lo resuelve la facturación de Ordex adaptada a Verifactu.
El resto de dudas sobre plazos, autónomos o cómo corregir una factura ya emitida se responden en esta guía completa sobre Verifactu para empresas de limpieza.