Un programa de facturación para empresas de limpieza no se elige igual que uno para una tienda o un despacho. Tu facturación sale de contratos recurrentes, horas variables por centro, servicios extra y clientes que piden un detalle distinto cada uno. Si el programa no entiende eso, acabas facturando en un Excel y pasándolo a mano.
Esta es una lista de requisitos concretos para comprobar antes de contratar nada. Sirve tanto si vienes de Excel como si ya usas un programa genérico y notas que se te queda corto.
1. Facturas recurrentes por contrato y por centro
La mayor parte de tu facturación se repite cada mes. El programa tiene que generar esas facturas solo, con el importe del contrato, y permitir ajustes puntuales sin tocar la plantilla. Si cada mes tienes que duplicar facturas del anterior y cambiar números, no es un programa pensado para ti.
Pregunta también si puede facturar un mismo cliente con varios centros: una factura única con una línea por centro, o una factura por centro, según lo que pida el cliente. Más detalle en facturación recurrente de contratos de limpieza.
2. Horas y extras que salen del trabajo real
Aquí es donde un programa genérico falla más. Si facturas por horas, necesitas que las horas lleguen al programa sin volver a teclearlas. Y debes poder decidir, por centro, qué se factura:
- Las horas previstas en el contrato.
- Las horas realmente fichadas.
- Las previstas más los extras, con un margen.
Ordex, por ejemplo, genera albaranes de servicio al cerrar el turno y permite elegir ese criterio por centro; si el albarán ya está facturado, se bloquea. Lo importante es que lo que cobras salga de lo que se hizo. Hay una comparación detallada en facturar las horas previstas o las fichadas.
3. Albaranes y servicios puntuales
Un cristal extra, una limpieza de fin de obra, una sustitución. Los servicios puntuales aparecen todo el mes y se olvidan fácilmente. Un buen programa los recoge como albarán, los asocia al cliente y los añade a la siguiente factura sin que nadie lo tenga que recordar. Si no lo hace, estás regalando trabajo. Tienes más sobre esto en facturar servicios puntuales sin desordenar la facturación recurrente.
4. Cumplimiento de Verifactu
Este es el requisito que más preguntas genera. El sistema de facturación tiene que cumplir con Verifactu. Las fechas que fija la normativa (RDL 15/2025) son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Comprueba con tu proveedor, por escrito, que su software cumple los requisitos técnicos y cómo se mantendrá actualizado.
Si quieres saber qué mirar exactamente, está la guía de requisitos de un software compatible con Verifactu y la guía de Verifactu para empresas de limpieza. Para ver cómo lo resuelve una herramienta concreta, mira el programa de facturación Verifactu para limpieza de Ordex.
5. Conexión con partes, fichajes y cuadrantes
Un programa de facturación aislado te obliga a copiar datos de otro sitio. Es la fuente de la mayoría de errores: un número mal pasado, una hora olvidada, una factura que sale con el centro equivocado. Lo ideal es que facturación comparta datos con el resto de la operativa: cuadrantes, fichajes y partes.
Esa conexión es lo que separa un programa de facturación cualquiera de uno que te ahorra trabajo de oficina. Si aún trabajas con partes en papel, empieza por pasar los partes de trabajo a digital. Si quieres ver cómo encajan turnos y horas previstas, mira cuadrantes y turnos de limpieza.
6. Control de cobros e impagados
Facturar bien es la mitad. La otra mitad es saber qué te deben. Comprueba que el programa muestra facturas pendientes por cliente, permite marcar cobros parciales y te avisa de vencimientos. Cuando los impagados se acumulan, es difícil reaccionar a tiempo. Lo explicamos en impagados de clientes de limpieza: cómo actuar.
7. IVA y tipos según cliente
Si trabajas con comunidades, empresas y particulares, no todos los servicios llevan el mismo tratamiento. El programa debe dejarte configurar el tipo de IVA por cliente o por servicio y avisarte si algo no cuadra. En cualquier caso, confirma con tu gestor el tipo aplicable a cada contrato.
Tabla de comprobación rápida
| Requisito | Pregunta para el proveedor |
|---|---|
| Recurrentes | ¿Se generan solas cada mes por contrato y centro? |
| Horas | ¿Se cargan sin teclearlas? ¿Puedo elegir previstas o fichadas? |
| Extras | ¿Los servicios puntuales entran como albarán? |
| Verifactu | ¿Cumple y cómo se actualiza? |
| Cobros | ¿Veo pendientes y vencimientos por cliente? |
| Datos | ¿Puedo exportar mis facturas si un día cambio? |
8. Facturas por cliente con el formato que cada uno pide
Una comunidad de vecinos quiere una factura sencilla al administrador. Una empresa con varias sedes puede pedir una línea por centro y un número de pedido. Un cliente público o grande puede exigir otro formato. Tu programa tiene que dejarte guardar esas preferencias por cliente, para que cada mes salga bien a la primera y no dependa de que alguien de la oficina se acuerde.
Pregunta también por los abonos y las rectificativas. Un servicio mal facturado ocurre, y corregirlo no debería obligarte a borrar nada ni a romper la numeración.
9. Quién lo usa en tu empresa
La facturación la suele llevar una o dos personas en la oficina, pero el encargado de zona necesita ver las horas del centro y el gerente quiere saber qué se factura y qué se cobra. Comprueba que el programa permite distintos perfiles de acceso y que cada uno ve solo lo que necesita. Un programa con un único usuario «administrador» se convierte en cuello de botella a final de mes.
Señales de que tu programa actual se te ha quedado corto
- Cada fin de mes dedicas una tarde a revisar horas antes de facturar.
- Has emitido facturas con un centro, un importe o un periodo equivocado.
- Los servicios extra se facturan tarde o se te olvidan.
- No sabes de un vistazo cuánto te debe cada cliente.
- Para Verifactu, nadie te ha dicho qué va a pasar con tu programa.
Si reconoces dos o tres, merece la pena comparar. Si reconoces solo una, quizá baste con ordenar tu proceso actual antes de cambiar nada.
Cómo comparar programas sin perder semanas
Coge tu facturación de un mes real y pide a cada proveedor que te enseñe cómo se habría generado. Con tres casos distintos basta: un contrato fijo, un centro por horas y un servicio puntual. Si en la demo tienen que improvisar, ya sabes qué pasará cuando lo uses cada mes.
Incluye también el precio total: cuota, número de usuarios y servicios adicionales. Puedes ver cómo lo plantea Ordex en tarifas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar un programa de facturación genérico para mi empresa de limpieza?
Puedes, y muchas empresas empiezan así. El problema aparece al crecer: las horas, los albaranes y los extras no entran solos y vuelves al Excel para prepararlos.
¿Qué diferencia hay entre un programa de facturación y un software de gestión de limpieza?
El de facturación solo emite facturas. El de gestión recoge turnos, fichajes y partes, y de ahí saca lo que hay que facturar. Para una empresa con varios centros, el segundo evita duplicar trabajo.
¿Tengo que cambiar de programa por Verifactu?
Depende de si el tuyo cumple los requisitos técnicos a partir de las fechas que te corresponden. Pregúntaselo al proveedor y pide la respuesta por escrito.
¿Cuánto cuesta un programa de facturación para limpieza?
Varía mucho según usuarios y funciones. Compara el coste total por mes, no solo el de la factura, y valora el tiempo de oficina que te quita.
Resumen práctico
Antes de contratar, comprueba siete cosas: recurrentes, horas reales, extras, Verifactu, conexión con la operativa, cobros e IVA. Si falla más de una, seguirás trabajando en Excel aunque pagues un programa.