Verifactu 2027: qué debe hacer una empresa de limpieza antes del 1 de enero

Si tu empresa de limpieza es una sociedad (S.L., S.A.), la fecha que tienes que marcar es el 1 de enero de 2027. Es el plazo para tener adaptado el software de facturación a Verifactu en las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades. Quedan menos de tres meses y la facturación de una empresa de limpieza, con contratos mensuales en decenas de centros, no se cambia en una tarde.

Este artículo es una lista de trabajo sobre Verifactu 2027 para empresas de limpieza: qué dice la norma, qué te toca revisar y en qué orden hacerlo para llegar sin prisas. Si necesitas la explicación general, está en nuestra guía de Verifactu para empresas de limpieza.

Qué fechas se aplican a Verifactu en 2027

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, aplazó un año los plazos originales. Su disposición final primera fija dos fechas:

• Antes del 1 de enero de 2027: los obligados del artículo 3.1.a) del reglamento, es decir, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, deben tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación.
• Antes del 1 de julio de 2027: el resto de obligados del artículo 3.1 (entre ellos, autónomos en IRPF) deben tener operativos esos sistemas.

Puedes contrastarlo en el texto del real decreto-ley en el BOE y en la sección de Verifactu de la Agencia Tributaria. Si eres autónomo, tu fecha es otra: lo explicamos en las preguntas frecuentes de Verifactu para pymes.

Un detalle práctico: los plazos hablan de tener el sistema adaptado antes de esa fecha, no de empezar a prepararlo ese día. Las facturas que emitas ya con el nuevo año tienen que salir de un software que cumpla.

Calendario de adaptación para tu empresa de limpieza

Es una planificación orientativa, no una obligación legal. Ajusta los tiempos a tu tamaño.

Diciembre es mal mes para improvisar: cierres, nóminas, facturas de fin de ejercicio. Por eso conviene decidir en noviembre como muy tarde.

Primero: inventario de cómo facturas hoy

Antes de elegir software, apunta cómo se genera hoy cada factura. En una empresa de limpieza suele haber un mosaico:

• Facturas mensuales por contrato, repetidas cada mes casi sin cambios.
• Servicios puntuales (cristales, fin de obra, limpieza a fondo) que se facturan aparte.
• Facturas a comunidades de vecinos y administradores de fincas, con particularidades propias.
• Rectificativas por horas no prestadas o servicios mal facturados.

Cada tipo tiene que poder salir del sistema nuevo. Si hoy una parte vive en un Excel y otra en el programa de contabilidad, este es el momento de unificarlo. Tienes más detalle sobre cómo ordenar la facturación recurrente de contratos de limpieza.

Quién factura y desde dónde

Apunta también quién emite facturas: gerencia, administración, una gestoría externa. Si la factura la genera tu gestoría con su programa, la adaptación recae en ese sistema, pero tú sigues siendo responsable de que se emita bien. Pregúntales cuándo lo tendrán listo y pídeselo por escrito.

Qué datos alimentan la factura

Una factura de limpieza sale de horas prestadas, precio pactado y cliente. Si esas horas se apuntan en papel o en WhatsApp y alguien las pasa a mano, el cuello de botella no es Verifactu: es el dato de origen. Un parte de trabajo firmado digitalmente que alimente la factura directamente elimina esa copia y las discusiones con el cliente sobre qué se hizo.

Qué debe cumplir el software de facturación

El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación exige que el programa genere un registro por cada factura, con huella, y que garantice integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Los fabricantes tienen que emitir una declaración responsable de que su software cumple. En la práctica, para ti se traduce en preguntas concretas al proveedor:

• ¿Tiene declaración responsable del productor del sistema?
• ¿Genera el código QR en la factura?
• ¿Permite elegir entre envío a la AEAT (modalidad Verifactu) o conservación sin envío?
• ¿Cómo gestiona las rectificativas y las anulaciones?
• ¿Exporta los registros si algún día cambias de proveedor?

Tenemos una lista más larga en el artículo sobre software compatible con Verifactu para empresas de limpieza. Y si vas a conservar las facturas, mira el plazo de conservación de facturas con Verifactu.

Actualizar el programa actual o cambiar de software

Hay dos caminos y ninguno es automáticamente mejor.

Actualizar lo que ya tienes

Tiene sentido si tu programa de facturación es de un fabricante que ya ha anunciado versión adaptada y tus facturas salen bien hoy. Pide la fecha de actualización y la declaración responsable. Si no te las dan, tienes la respuesta.

Cambiar a un sistema que una facturación y operativa

Tiene sentido si ya notas que facturar te cuesta días cada mes porque hay que cruzar horas, centros y contratos a mano. Cambiar por obligación y cambiar con criterio son cosas distintas: aprovecha para que la factura salga de los mismos datos que usas para planificar y controlar el servicio. Antes de migrar, lee cómo cambiar de software de gestión sin perder el histórico.

Errores típicos al preparar la adaptación

• Esperar a diciembre. Todos los proveedores y asesorías estarán saturados a la vez.
• Dar por hecho que el programa «ya cumple». Pídelo por escrito, no lo supongas.
• Probar solo con una factura sencilla. Prueba una rectificativa, una factura con varios centros y una a una comunidad de vecinos.
• No avisar a quien factura. El cambio de pantalla y de proceso lo notan administración y gerencia, no el operario.
• Mezclar fechas. Si tienes sociedad y además una actividad como autónomo, cada una tiene su plazo.

Casos de limpieza que conviene probar antes de enero

Una prueba con una factura de oficina estándar no demuestra nada. Las empresas de limpieza tienen casos que rompen programas mal preparados, y es mejor descubrirlo en noviembre que con la factura de enero.

• Un cliente con varios centros. ¿Sale una factura por centro o una agrupada con el detalle? Decide qué quiere el cliente y comprueba que el sistema lo hace.
• Servicio puntual dentro de un contrato mensual. Un fin de obra o una limpieza de cristales extra no debe obligarte a editar la factura recurrente a mano.
• Horas no prestadas. Si un centro cerró por festivo o por obras, la rectificativa tiene que ser rápida y dejar rastro.
• Comunidades de vecinos. El administrador de fincas suele pedir un formato concreto y varios destinatarios.
• Cambio de datos del cliente. Si cambia la razón social o el NIF a mitad de contrato, el histórico no se puede romper.

Anota el resultado de cada prueba. Si el proveedor tarda en resolver alguna, es información útil para decidir si te quedas con él.

Facturación electrónica y Verifactu no son lo mismo

Se confunden con frecuencia. Verifactu trata de cómo el programa registra las facturas; la factura electrónica obligatoria entre empresas es otra obligación, con su propio calendario. Si dudas de cuál te afecta y cuándo, revisa factura electrónica obligatoria para empresas de limpieza.

Qué pasa si llegas tarde

El régimen sancionador existe y está en la normativa. Hemos resumido qué dice en sanciones por incumplir Verifactu. No vamos a asustarte con cifras: lo importante es el riesgo práctico. Si el 2 de enero tu programa no cumple, estarás facturando con un sistema no adaptado justo cuando tus clientes reciben las facturas del nuevo año.

Cómo encaja con la facturación en Ordex

Ordex genera las facturas desde los datos que ya tiene: contratos, centros, horas y partes. No hay que copiar nada a mano de un sitio a otro, que es donde nacen la mayoría de errores. Puedes ver cómo funciona la facturación adaptada a Verifactu para empresas de limpieza y revisar con nosotros, en una demo, qué tendrías que hacer en tu caso concreto.

Preguntas frecuentes

¿Mi S.L. de limpieza tiene que cumplir Verifactu antes del 1 de enero de 2027?

Si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, el plazo que fija el real decreto-ley es antes del 1 de enero de 2027. Confírmalo con tu asesor, porque hay supuestos particulares.

¿Y si soy autónomo con empleados?

Tu plazo es antes del 1 de julio de 2027, aunque adaptarte antes te quita presión.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

Un Excel no garantiza por sí mismo los requisitos de integridad y trazabilidad que pide el reglamento. Pregunta a tu asesor antes de basarte en él.

¿Tengo que enviar todas las facturas a Hacienda?

Depende de la modalidad que elijas. Con Verifactu, el software las envía a la AEAT; sin él, las conserva con otros requisitos. Está explicado en la guía enlazada arriba.

¿Qué hago esta semana?

Escribe a tu proveedor de software de facturación y pregunta por su fecha de adaptación. Con esa respuesta ya sabes si actualizas o cambias.